Die Enloc World bringt als das „Smart-Up“ der Immobilien- und Energiewirtschaft die digitale Revolution in die Branche. Neben der Energielieferung bietet Enloc daher auch digitale Tools, IT-Services, Prozessberatung und Contracting-Lösungen für die Immobilien- und die Energiewirtschaft an. Mit mittlerweile fast 80 Mitarbeitenden arbeitet Enloc daran, die Immobilienwirtschaft nachhaltig in die Zukunft zu führen. Vor diesem Hintergrund war Enloc sehr schnell klar, dass die Gestaltung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsweise nachhaltig und smart organisiert werden soll.
Die Herausforderung
Die Herausforderung bei Enloc bestand darin, die angebotenen Arbeitsplätze bei steigender Mitarbeitendenzahl effektiv zu managen – Meetingräume wurden über Teams gebucht und die Remote-Arbeit wurde über das HR-System erfasst. Für ein smartes, wachsendes Unternehmen, das sich zukunftsorientiert ausrichten möchte, ist das nicht gut genug.
So wurde bereits im alten Büro von Enloc erkannt, dass eine Lösung für die Arbeitsplatzsituation geschaffen werden muss, um den damals 73 Mitarbeitenden die Möglichkeit einzuräumen auf die nur 35 Arbeitsplätze zurückzugreifen.
Um die Bürofläche effektiv und effizient zu Nutzen entschied sich Enloc dazu, das Arbeitsplatz- und Raumbuchungstool „Workplace“ einzusetzen und die Software mit der Unterstützung von CREM SOLUTIONS zu implementieren.
Mit einem Umzug in ein neues Büro stand Enloc vor neuen Herausforderungen – die nun vielfältig verfügbaren Arbeitsplätze zu organisieren, die zehn Meetingräume unkompliziert buchbar zu machen und die Büroflächen optimal zu gestalten und auszunutzen. Der Schwerpunkt, die Auslastung und die Ratio haben sich etwas verändert und trotzdem vertraut Enloc auf „Workplace“. Aber warum?
Ganz einfach: „Workplace“ bietet die ideale Basis, um in Zukunft weiter zu wachsen, ohne dass neue Büroflächen benötigt werden. Die flexible, softwaregestützte Arbeitsplatzkoordination gewährleistet Enloc die Einhaltung von Strukturen und Ordnung sowie eine Stabilität hinsichtlich der Miet- und Energiekosten – trotz einer steigenden Anzahl an Mitarbeitenden.
Die Lösung - Das kann Workplace
Als smartes, dynamisches Unternehmen ist Enloc es gewohnt, fortschrittliche Wege einzuschlagen – so auch dabei, neue Arbeitsweisen zu integrieren. Den Mitarbeitenden wird schon seit geraumer Zeit die Möglichkeit des hybriden Arbeitens eingeräumt. Daher war das Team von Enloc schnell von „Workplace“ als Lösung überzeugt und die Implementierung der Smart-Building-Lösung verlief unkompliziert.
Mit Hilfe von „Workplace“ kann Enloc einerseits die Mitarbeitenden und die Teams effektiv koordinieren. Die Buchung von verfügbaren Arbeitsplätzen und Meetingräumen funktioniert unkompliziert über eine App auf dem Smartphone, eine Browserlösung oder direkt über Meetingraumdisplays oder Kiosk-Systeme im Büro. Daneben dient das Tool auch der Förderung der Kreativität.
Es gibt bei Enloc keine festen Arbeitsplätze, Teams sollen sich vermischen – es geht hier also nicht nur um den Arbeitsplatz, sondern auch um die Arbeitsatmosphäre. Dabei unterstützt „Workplace“ mit den integrierten Funktionen.
Arbeitsplatz- und Raumbuchungssysteme können demnach nicht nur großen Unternehmen mit hunderten Mitarbeiter*innen Vorteile verschaffen. Der Einsatz von „Workplace“ bei Enloc zeigt, dass die optimale Ausnutzung von Flächen und das Verhältnis von verfügbaren Arbeitsplätzen zur Gesamtzahl der Mitarbeiter sowie die Schaffung einer perfekten Arbeitsatmosphäre entscheidend ist. Workplace dient hier als ein praktisches Werkzeug, um dieses flexible Bürokonzept umzusetzen.
„Flexibilität steht hier bei Enloc absolut im Fokus - sei es in den Arbeitszei-ten, bei den Team Events oder durch das hybride Arbeiten. Dabei verlassen wir uns nicht auf Zufälle, sondern setzen auf die Koordination mit Workplace."
Die einfache Handhabung von Workplace erleichterte es Enloc sowie seinen Mitarbeitenden den Umstieg von einem starren Bürokonzept in eine moderne Arbeitskonzeption. Die simple Buchung von Arbeitsplätzen und Konferenzräumen funktioniert heute ganz einfach über die Workplace App auf dem Smartphone oder den Browser. Durch die Möglichkeit von Gruppenbuchungen sowie dem „Find a Colleague“-Feature wird das Activity-Based-Working gefördert und bietet den Nutzer*innen ein digitales Tool, um ihren Bürotag selbst zu organisieren.
Unterstützend wurde auch im neuen Büro Sensorik installiert. Die „optionale“ Belegungssensorik an den Arbeitsplätzen und Meetingräumen ist bei Enloc im Einsatz, um zu analysieren, wie häufig welche Arbeitsplätze und Räume belegt sind oder welche eher selten genutzt werden. Dies hilft dabei, die Bürofläche mittel- und langfristig zu optimieren und den Nutzungsbedürfnissen anzupassen. Gleichzeitig nutzt Enloc für eine bessere Atmosphäre und für die Gewährleistung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden Komfort-Sensoren, welche die Raumtemperatur, Luftfeuchtigkeit, CO2-Konzentration und zahlreiche weitere Parameter messen. Diese Parameter werden an Workplace weitergegeben und sind bei der Platz- oder Raumbuchung einsehbar. Ist ein Raum im Sommer zu warm, bucht man einfach den anderen auf der Schattenseite.
Die Hardware erwies sich als leicht zu installieren, und durch Dashboards wird dem Management ein übersichtlicher Einblick in die verschiedenen Parameter ermöglicht. Wo können oder müssen Anpassungen vorgenommen werden? Braucht Enloc so viele Konferenzräume oder welche Arbeitsplätze werden am häufigsten frequentiert? Diese Informationen und vieles mehr unterstützen das Management bei Enloc bei der zukunftsorientierten Ausrichtung ihrer Bürowelt.
Aufgrund der Erfahrungen in der Gestaltung von modernen Bürowelten, die neue Arbeitskonzepte ermöglichen, konnte das Team von CREM SOLUTIONS die Enloc World nachhaltig unterstützen. Die aktive Zusammenarbeit zwischen den Projektteams beider Unternehmen brachte eine Optimierung der Gebäudeauslastung und -effizienz mit sich. Mithilfe von Sensorik im Zusammenhang mit Workplace werden heute aussagekräftige Analysen der Flächennutzung für die weitere Optimierung geliefert.
Die Zukunft - Etwas mehr Digitalisierung geht immer
Enloc hat das Ziel weitere Abläufe zu automatisieren, die die Effizienz steigern und eine reibungslose Kooperation unterschiedlicher Systeme ermöglichen werden.
In Zukunft soll Workplace als Smart-Building-Lösung weiter ausgebaut und um einige Features erweitert werden. Ein vielversprechendes Zukunftsthema bildet die Integration des HR-Systems von Enloc. Die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten, die die REST-API von Workplace bietet, eröffnen hier Raum für Individualisierung und Automatisierung.
Diese fortschreitende Vernetzung stellt dann nicht nur einen evolutionären Schritt in der Optimierung von Arbeitsabläufen dar, sondern verspricht auch einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen in der Zukunft.
Der Mehrwert - Einfach und schnell den Büroalltag organisieren
Die bisherige Nutzung von Workplace unterstreicht den Mehrwert der Smart-Building-Lösung. Dies zeigt sich insbesondere in den aussagekräftigen, datenbasierten Analysen zur Flächenauslastung und -effizienz, dem sicheren Umgang mit Daten, die benutzerfreundliche Buchungsoberfläche sowie der hohen Flexibilität für die Integration verschiedener Hardware und loT-Lösungen.
Den Mitarbeitenden gefällt besonders die einfache Handhabung der Software, sowie die vereinfachte Arbeitstaggestaltung. Durch den stetigen Austausch zwischen den Projektteams von Enloc und CREM SOLUTIONS konnten Verbesserungsvorschläge und Anmerkungen für die Weiterentwicklung der Software berücksichtigt und eingebunden werden, die zukünftig für mehr Effizienz sorgen sollen.
Text vom Original übernommen – CREM Solutions
