Europas größte unabhängige und partnergeführte Agenturgruppe, die Serviceplan Group, bündelt ihre Kompetenzen im Bereich der Kommunikationsdienstleistungen unter dem Dach des House of Communication.
In Deutschland ist die Serviceplan Group mit ihren Houses of Communication an den Standorten Berlin, Hamburg, München und Köln sowie mit weiteren Offices in Bremen, Düsseldorf, Frankfurt und Nürnberg vertreten. München ist dabei der Gründungsstandort und mit rund 1.900 Mitarbeiter*innen auch die mit Abstand größte Präsenz der Gruppe. Im Jahr 2022 zogen sie auf rund 40.000 qm Bürofläche auf dem neuen iCampus in der Friedenstraße am Münchener Ostbahnhof um.
In der modern ausgerichteten Agenturgruppe ist auch „New Work“ eine Selbstverständlichkeit – im House of Communication hat sich dafür der Begriff „Activity-based Working“ etabliert. Die Mitarbeiter*innen sollen dort arbeiten, wo sie ihre Arbeit am besten erledigen können. Allerdings hat sich schon im alten Gebäude schnell gezeigt, dass der Lösungsansatz, mit dem Mitarbeiter*innen im Voraus einen Arbeitsplatz buchen, in der Praxis überholt ist. Darum suchte die Serviceplan Group nach einer intelligenteren Lösung. Gefunden hat sie sie mit der Software „Workplace“ von CREM SOLUTIONS, die jederzeit in Echtzeit Einblicke über die tatsächliche Belegung der Flächen am Münchener Agenturstandort liefert.
Ausgangslage - Activity-based Working braucht mehr als nur ein Buchungstool
Auch wenn Mobile Working und Homeoffice zum Alltag der Agentur-Mitarbeiter*innen zählen, hat das Büro als physischer Ort nach wie vor einen hohen Stellenwert. In einer Kommunikationsagentur dreht sich fast alles um den Dialog – untereinander, zwischen Agentur und Kund*innen oder zwischen Agentur und externen Dienstleistern. Viele Abstimmungen laufen per Online-Konferenz – aber das Arbeiten an einem Schreibtisch, der direkte Austausch in Besprechungsräumen, die Möglichkeit zum Telefonieren in Phoneboxen oder zum konzentrierten Arbeiten in „Focus-Boxen“ spielen dennoch eine entscheidende Rolle.
Die Herausforderungen, die sich für das Unternehmen daraus ergeben, sind vielschichtig. Und sie gehen weit über die Frage hinaus, ob die Büroflächen der Agentur effizient genutzt werden, und ob jede*r Mitarbeiter*innen, auch ohne lange Suche einen Platz zum Arbeiten findet.
„Ob ein Büro als Ort funktioniert, definiert sich letzten Endes darüber, ob alle Mitarbeiter*innen einen Benefit daraus ziehen, zum Arbeiten hier vor Ort zu sein“, sagt Martin Rau, Head of Facility Management bei der Serviceplan Group in München. „Was in diesem Zusammenhang gar nicht funktioniert: von einer Tätigkeitsbeschreibung auf die erforderliche Arbeitsplatzausstattung zu schließen. Oder darauf, wer wann Konferenzräume, „Focus-Boxen“ oder Allgemeinflächen wie unsere, Work Cafés‘ nutzen will oder soll“, ergänzt Rau.
Ob die angemieteten Büroflächen effizient genutzt werden, ist dabei eine wichtige Frage. Sie ist aber nicht allein entscheidend – im Fokus steht vielmehr die optimale Unterstützung der Mitarbeiter*innen. Die Agentur-Profis wissen schließlich: Nur wer sich wohlfühlt, kann auch sehr gute kreative Arbeit leisten. Bereits vor dem Umzug ins neue Bürogebäude war daher klar: Die für diesen Aspekt des Facility Managements benötigte Lösung musste intelligent sein und den skizzierten, komplexen Anforderungen gerecht werden.
Die Lösung - Sensordaten intelligent analysieren
Aus IT-Sicht war das Ziel der Serviceplan Group einen digitalen Zwilling des Bürogebäudes zu erstellen. Eine wesentliche Rolle spielen dabei mehr als 1.400 Sensoren, die die Belegung von Räumen erkennen. Sie sind beispielsweise in Schreibtische, Türen oder Lampen integriert und erkennen, ob ein Raum beziehungsweise ein Arbeitsplatz genutzt wird oder nicht.
Auf dieser Basis lassen sich dann Mechanismen realisieren, wie etwa, dass ein vorher gebuchter, dann aber nicht genutzter Konferenzraum nach einem definierten Zeitraum wieder freigegeben wird. „Die Herausforderungen bei solchen Lösungen liegen aber im Detail“, weiß Facility-Management-Experte Martin Rau. „Üblich ist für solche Wenn-Dann-Beziehungen zum Beispiel eine 15 Minuten-Nicht-Nutzung. Es kann aber vorkommen, dass sich die fragliche Gruppe in der Kaffeeküche festdiskutiert hat und dann nach 20 Minuten doch noch gemeinsam im Konferenzraum aufschlägt.“
Schon an diesem Beispiel wird klar: Sensoren liefern Rohdaten. Die Kunst liegt aber darin, aus diesen die richtigen Schlüsse zu ziehen. Genau an diesem Punkt setzt „Workplace“ von CREM SOLUTIONS an.
„Selbstverständlich gibt es zunächst einmal Grundvoraussetzungen zu erfüllen“, erklärt Martin Kelm, Leiter Smart Building Solutions bei CREM SOLUTIONS. Es gilt, die Daten unterschiedlicher Sensoren zu aggregieren – „Workplace“ ist zu diesem Zweck hardware-agnostisch ausgelegt, kann über standardisierte Schnittstellen also Sensorlösungen unterschiedlichster Hersteller zusammenführen.
„Intelligent wird die Lösung aber erst, wenn es im nächsten Schritt darum geht, die Sensordaten zu analysieren und zu interpretieren“, sagt Martin Kelm. Dabei lauern in der Praxis viele Fallen. So meldet der Raumbelegungs-Sensor in einem Konferenzraum beispielsweise, dass dieser belegt ist. „Aber ist er damit auch ausgelastet?“, fragt Martin Rau. Es könne ja gut sein, dass in einem für acht Personen konzipierten Besprechungsraum nur ein oder zwei Personen sitzen.
Rohdaten müssen richtig interpretiert werden
Aus solchen Gründen sind die in den Dashboards von „Workplace“ repräsentierten Eckdaten auch nicht über den Kamm für alle Kund*innen festgelegt. In der Auswertung und Interpretation der Rohdaten liegt die eigentliche Herausforderung. Ein einfaches Beispiel verdeutlicht, wie viele Aspekte hierbei berücksichtigt werden wollen: Einfache Durchschnittszahlen über Flächen- und Gebäudeauslastungen können leicht in die Irre führen. Denn die aggregierten Zahlen müssen nicht nur Wochenenden berücksichtigen, sondern zum Beispiel auch die im Betrachtungszeitraum liegenden Feiertage.
Ohnehin setzen tiefergehende und wirklich sinnvolle Erkenntnisse voraus, dass auch die Mitarbeiter*innen umfangreich mit einbezogen werden. „Kommunikation ist auch in diesem Zusammenhang das Schlüsselwort“, sagt der Standortleiter des Facility Managements der Serviceplan Group in München. „So müssen zum Beispiel alle Mitarbeiter*innen wissen, dass die installierten Sensoren immer nur Belegungen erkennen, aber niemals einzelne Personen identifizieren.“ Ob sich einzelne Personen am fraglichen Tag im Büro aufhalten oder nicht, wird von dem System nicht erkannt. Sein Zweck liegt in der Erkennung der Nutzung und Auslastung des gesamten Gebäudes. Sie lässt sich auch in sogenannten Heatmaps auf visuell sehr ansprechenden „2,5D“-Gebäudeplänen darstellen.
Solche Heatmaps liefern manchmal auch überraschende Erkenntnisse. „Wir haben beispielsweise festgestellt, dass eine Allgemeinfläche von den Mitarbeiter*innen so gut wie nicht genutzt wird“, erinnert sich Martin Rau. Eine Mitarbeiterbefragung hat dann ergeben, dass dieser Gebäudebereich zu dunkel und zu hellhörig war. „Das ließ sich baulich beheben – und nun kann diese, andernfalls tote Fläche wieder den ihr zugedachten Zweck erfüllen.“
Deshalb befinden sich die Serviceplan Group und CREM SOLUTIONS auch nach der Implementierungsphase der Lösung in ständigem Austausch. „Wer mit den vom Dashboard gelieferten Daten arbeitet, muss dafür geschult werden“, erklärt CREM SOLUTIONS-Fachmann Martin Kelm. „Nicht in der Bedienung der Software – die ist super einfach. Sondern darin, aus den bereitgestellten Daten die richtigen Schlüsse zu ziehen.“ Wenn sich herausstellt, dass weitergehende Fragen beantwortet werden sollen, kann dies auch zur Folge haben, dass andere Sensorik eingesetzt werden muss, um zum Beispiel neben der grundsätzlichen Belegung von Räumen und Flächen auch belastbare Aussagen zu deren Auslastung treffen zu können.
Nicht zuletzt gehe es aber auch darum, die Daten und die aus ihnen gewonnenen Erkenntnisse allen Mitarbeiter*innen zur Verfügung zu stellen. Auf Basis des Datenbestands lassen sich so langfristig weitere Tools entwickeln, die einen besseren Einblick liefern, wo aktuell ein Schreibtisch oder eine „Focus-Box“ frei ist.
Fazit
„Bei Bedarf können wir notwendige Verbesserungen schnell erkennen und darauf reagieren, indem wir etwa mehr Arbeitsplätze oder alternative Arbeitsorte schaffen“, beschreibt Martin Rau von der Serviceplan Group. „Damit hat der Einsatz von ‚Workplace‘ auch ganz klar eine strategische Dimension. Intelligenter Umgang mit den zur Verfügung stehenden Flächen ermöglicht es uns auch, künftiges Wachstum im Bestandsgebäude aufzufangen.“ Hinzu kämen klassische Vorteile von der Reduktion des Energieverbrauchs für Beleuchtung und Heizung bis hin zum bedarfsgerechten Einsatz von Reinigungspersonal. Gleichzeitig diene die Lösung als Frühwarnsystem, ob Flächen frei werden oder zusätzlich benötigt werden. Es trägt damit nicht zuletzt zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Bürokonzepts der Agenturgruppe bei.
Nach den überaus positiven Erfahrungen, die die Serviceplan Group an ihrem Münchener Standort mit der auf „Workplace“ basierenden Lösung gemacht hat, ist im nächsten Schritt geplant, entsprechende Implementierungen auch in den anderen Standorten der Agenturgruppe anzubahnen. Zudem können Erkenntnisse, die mithilfe der Lösung gewonnen wurden, dort eingesetzt werden. „Das geht bis zur Auswahl der Büromöbel, da uns die Datenauswertungen zeigen, was bei den Mitarbeiter*innen mehr ankommt, und was weniger“ beschreibt Rau. „Wir sparen uns viel Zeit und haben gleichzeitig validere Ergebnisse bei Bedarfsermittlungen – oder einfach nur dem Gegencheck, ob alles so funktioniert wie wir es uns vorgestellt haben.“
„Mit rund 40.000 qm Bürofläche und rund 1.900 Mitarbeiter*innen zählt die Serviceplan Group zu den großen Kund*innen dieser Lösung. Im engen Austausch miteinander sorgen wir dafür, dass die Serviceplan Group alle Erkenntnisse gewinnen kann, die das Unternehmen haben möchte. Gleichzeitig trägt die enge Kooperation auch dazu bei, dass wir, Workplace weiterentwickeln, es immer leistungsfähiger machen und damit noch besser auf die Anforderungen aller unserer Kund*innen ausrichten können“, lautet das Resümee von Martin Kelm von CREM SOLUTIONS.
