Der Außendienst ist in den meisten Unternehmen eine zentrale Säule des Vertriebs. Außendienst bedeutet, viel unterwegs zu sein, meist mit dem Dienstwagen, der auch für die private Nutzung zur Verfügung steht. Die Naber GmbH, Anbieter von exklusivem Küchenzubehör, wollte diesen Prozess und die Arbeit ihres Außendienstes vereinfachen. Die Erfassung aller Fahrten sollte nicht länger händisch, sondern mit der digitalen Lösung DeDeFleet abgebildet werden.
Die Herausforderung: Fahrtenbücher kosten Zeit und Nerven
Wohin, warum, wann und wie lange: Ein Fahrtenbuch zu führen ist eine Fleißaufgabe und nicht umsonst eine ungeliebte Pflicht. Gerade für Vielfahrer im Außendienst, die den Dienstwagen auch privat nutzen, fallen jeden Tag eine Vielzahl von Einträgen an. Im Nachhinein wird die Pflege zur mühsamen Sisyphusarbeit schlimmstenfalls auch zum Ratespiel.
Der Arbeitgeber muss auf der anderen Seite über die Fahrleistung und das Verhältnis von Dienst- zu Privatfahrten Bescheid wissen sowie Fahrt-, Arbeits- und Ruhezeiten nachweisen können. Diese Informationen sind für Finanzamt, Controlling sowie bezüglich arbeitsrechtlicher Fragen relevant. Ein händisch geführtes Fahrtenbuch als einzige Informationsquelle birgt die Gefahr, dass wichtige Informationen nicht erfasst werden und Nachfrageaufkommen und Klärungsbedarf hoch sind. Dies kostet Zeit, Nerven und, wenn es um steuerliche Vorteile geht, oft auch bares Geld.
Da bei der Naber GmbH 67 Fahrzeuge im Einsatz sind, war der Aufwand für die manuelle Dokumentation und Verwaltung der Dienstfahrten für alle Beteiligten enorm. Zusätzlich galt es, auch die Serviceintervalle der Fahrzeuge zu beachten und rechtzeitig für Ersatz zu sorgen. Um die Mitarbeitenden zu entlasten und die Zuverlässigkeit der Daten zu gewährleisten, entschied sich Naber für DeDeNet und eine digitale Fahrtenbuchlösung. Telekommunikationsvertrag, Hardware und SIM-Karten werden durch den gemeinsamen Partner Telekom Deutschland bereitgestellt.
Das Ergebnis: Alle Daten per Mausklick sicher verfügbar
Dienstfahrt, Privatfahrt, Arbeitsweg: Die digitale Erfassung mit DeDeFleet berücksichtigt alle Arten von Fahrten. Das Fahrpersonal von Naber wählt sie unkompliziert in der App aus, DeDeFleet überträgt automatisch alle Daten an das Portal im Unternehmen. Anschließend kann Naber auf Basis der verschiedenen Fahrttypen und mit den jeweiligen Filtern auf Knopfdruck einen vollständigen Bericht für das Finanzamt generieren – ganz ohne zusätzlichen Aufwand und Rückfragen.
Alle Reisetätigkeiten müssen auch Ruhezeiten berücksichtigen. Die integrierte Ortung im Fahrzeug ermöglicht dies mühelos. Im DeDeFleet-Portal sind alle Daten sofort sicher dokumentiert – so wird Naber der Nachweis- und Aufbewahrungspflicht vollumfänglich gerecht. Weil DeDeFleet browserbasiert arbeitet, können die zuständigen Mitarbeitenden jederzeit von allen Endgeräten aus auf Echtzeit-Daten zu den Fahrzeugbewegungen zugreifen. Zu Controlling-Zwecken ermöglichen spezielle Filter verschiedene Abfragen für einzelne Fahrzeuge oder die gesamte Flotte. So nutzen alle Beteiligten bei Naber einen zuverlässigen Datenpool, der teils automatisiert durch Fahrzeugdaten, teils mit deutlich geringerem Aufwand im Vergleich zum manuellen Fahrtenbuch vom Fahrer gefüllt wird.
Das DeDeFleet Fahrtenbuch ist Finanzamt-konform, dennoch empfiehlt DeDeNet den Unternehmen, aus Gründen der Rechtssicherheit vorab mit dem zuständigen Finanzamt zu klären, ob die generierten Reports aus dem digitalen Fahrtenbuch akzeptiert werden. Stimmt das jeweilige Finanzamt zu, steht der einfachen, digitalen und lückenlosen Dokumentation nichts mehr im Weg und der Außendienst kann sich auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren. Der Schutz der Privatsphäre ist durch die Funktionen Privatfahrt und Offline vollständig gewährleistet, denn die Ortungsdaten werden in beiden Modi verworfen.
Der Mehrwert: Zeit sparen, zuverlässig dokumentieren und lästige Verwaltungsaufgaben automatisieren
In nur einem Monat wurden Implementierung und Anwenderschulung erfolgreich abgewickelt – seitdem kann sich Naber komplett auf die digitalen Fahrtenbücher verlassen. Über einen Service- und Wartungsvertrag bleibt DeDeNet außerdem immer im Kontakt mit dem Kunden und steht auch kurzfristig bei Fragen zur Verfügung.
Gute Vertriebsmitarbeiter im Außendienst sind begehrt. Ihnen das Leben zu erleichtern und die oft ungeliebte bürokratische Arbeit auf ein Minimum zu beschränken, stellt für die Mitarbeiterfindung und -bindung einen Vorteil dar, der das Unternehmen attraktiv macht. Die digitale Fahrtenbuchlösung lohnt sich, sobald mindestens die Hälfte der Gesamtfahrleistung auf geschäftliche Fahrten entfällt. Die Administration ist vereinfacht, das Controlling jederzeit möglich und für den Außendienst reduziert sich der Aufwand auf wenige Eingaben. Weil keine Angaben mehr vergessen werden, können Unternehmen alle steuerlichen Vorteile voll ausschöpfen.
