Mit der digitalen Telematiklösung von DeDeNet macht Steber-Tours die gesamte Disposition und Tourenplanung vom Angebot über die Durchführung bis hin zur Abrechnung schneller, einfacher und weniger fehleranfällig. Durch optimal geplante Routen und den Verzicht auf Papierdokumentation leistet das Unternehmen zudem einen wichtigen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit.
Die Herausforderung: Unterschiedlichste Fahrten planen und Kundenwünsche flexibel berücksichtigen
Busfahrt ist nicht gleich Busfahrt. Reisegruppen, Schulwege, Krankentransporte und Linienverkehr bilden ein breites Portfolio, welches das Familienunternehmen Steber-Tours mit seiner Busflotte abdeckt. Viel Wert legt Steber darauf, den gesamten Fahrzeugbestand jederzeit auf dem neuesten Stand der Technik und Umweltfreundlichkeit zu halten. In der Einsatzplanung und im alltäglichen Betrieb war der Umstieg von Tourenplänen und Nachweisen in Papierform auf eine digitale Variante gewünscht. Monatliche Planungslisten in der Personenbeförderung sind oft schon nicht mehr aktuell, wenn sie in den Fahrzeugen landen. Entsprechend groß ist der Korrekturbedarf im Nachhinein, mit allen dazugehörigen Schwierigkeiten von der Lesbarkeit handschriftlicher Einträge bis zu unvollständigen Unterlagen. Ein Beispiel ist die Planung für eine große Berufsschule mit zahlreichen Klassen, Stundenplänen, Zeiten und entsprechenden organisatorischen Variablen: So kommen für einen Kunden täglich mehrere Hundert Kilometer zusammen, die effizient, ressourcenschonend und vor allem realistisch umsetzbar gefahren werden sollen.
Lässt sich der Alltag aus Gewohnheit in dieser Form vielleicht noch managen, wird die Teilnahme an Ausschreibungen zur Herkulesaufgabe. Steber-Tours beteiligt sich regelmäßig an kommunalen Ausschreibungen und benötigte dafür eine zuverlässige Routen-, Flotten- und Einsatzplanung. Zudem sollten Angebotskalkulation, Tourenoptimierung und Auftragsabrechnung automatisiert und die Informationsübermittlung zwischen Fahrern und Zentrale erleichtert werden. Für genau diese Aufgaben hat DeDeNet die Branchenlösung DeDeFleet Personenbeförderung 4.0 entwickelt, die die gesamte Disposition von Fahrpersonal und Fahrzeugen mit einer Datenbasis unterstützt. Die Lösung bietet ebenfalls eine spezielle App zur Kommunikation mit den Fahrerinnen und Fahrern.
Damit wurde die DeDeNet GmbH den Anforderungen von Steber-Tours vollumfänglich gerecht. Hardware und Telekommunikationsvertrag stellt der gemeinsame Partner Telekom Deutschland bereit.
Die Lösung: Vom Papier in die App – flexibel agieren und optimal planen mit der richtigen Telematik-Lösung für die Personenbeförderung
Vom Papier in die App: Manche wichtigen Informationen gehen im Papierbetrieb verloren. Der Datenimport per Schnittstelle liefert zuverlässig alle benötigten Informationen. Zwar kann die Akzeptanz bei Digitalisierungsmaßnahmen eine Herausforderung darstellen. Bei Steber-Tours jedoch ist es in kurzer Zeit gelungen, auch ältere Mitarbeiter für die Nutzung der App zu begeistern, denn DeDeFleet erleichtert ihnen den Arbeitsalltag spürbar. So verfügen sie selbst bei Auftragsänderungen jederzeit über aktuelle Informationen zu den Touren mit konkreten Hinweisen und können den Auftragsstatus direkt aktualisieren. Zeitraubende telefonische Rückfragen der Zentrale zu den gefahrenen Touren gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie umständliche Dokumentationen zu den erfolgten Fahrten. Dies schafft Freiräume für die Mitarbeitenden bei Steber-Tours, um flexibel und souverän mit den wechselnden Aufgaben und Änderungen in der Tourendisposition umzugehen und Kundenwünsche zu berücksichtigen.
Mit DeDeFleet erfüllt Steber-Tours auch die Dokumentationspflichten, die für Personenbeförderungsunternehmen gelten. Für die nötige Sicherheit der personenbezogenen Daten sorgt die umfassende Erfahrung von DeDeNet auf diesem Gebiet. Die Daten selbst werden bei DeDeNet gehostet und gepflegt und stehen den Kunden jederzeit im DeDeFleet-Portal zur Verfügung.
Jeder Abstimmungsprozess erfordert viel Austausch. Bei Steber-Tours ist durch DeDeFleet Personenbeförderung 4.0 der gesamte Prozess jederzeit digital abrufbar, sodass alle Beteiligten in Echtzeit auf denselben Datenstand zugreifen und ihre Ergebnisse direkt dokumentieren. Unterschiedliche Versionen und veraltete Dokumente gehören ebenso der Vergangenheit an wie lange Papierlisten. Mit der direkten Anbindung an vorhandene ERP-Lösungen wie SAP oder MS Dynamics NAV sowie Transportmanagement-Systeme wie WinSped oder CarLo wird der Workflow nochmals deutlich vereinfacht. Angaben müssen nur genau einmal erfasst werden und nach Abschluss der Tour liegen alle benötigten Informationen schon für die Abrechnung parat.
Das Ergebnis: schlanke Prozesse, effiziente Touren
DeDeFleet stellt den aktuellen und tatsächlichen Zustand auf Knopfdruck dar. Für die Fahrer entfällt die manuelle Zeit- und Routenerfassung; die relevanten Daten sind unmittelbar für die Gehaltsabrechnung verfügbar. Auch die erforderliche Dokumentation der Fahrten wird von Papierfluten befreit und damit deutlich flexibler und umweltfreundlicher. Bestehende Informationen zu Kunden und Aufträgen können über diverse Importfunktionen und Schnittstellen problemlos ins DeDeFleet-Portal übernommen werden. Bei Steber-Tours war die eigentliche Implementierung von DeDeFleet Personenbeförderung 4.0 daher nach wenigen Wochen erfolgreich abgeschlossen.
✓ Einfachere Angebotskalkulation
✓ Schnellere Fahrerinformation via App
✓ Transparente Auftragsabrechnung
✓ Effizienterer Workflow durch Schnittstellen zu Kundensystemen
