Die Paul Horn GmbH ist ein deutscher Hersteller für Präzisionswerkzeuge und Zubehör mit Hauptsitz in Tübingen. Das Unternehmen beschäftigt weltweit etwa 1.400 Mitarbeiter und ist auf die Herstellung hochpräziser Werkzeuge spezialisiert. Ihre Zerspanungswerkzeuge finden Anwendung in Branchen, die höchste Präzision erfordern, einschließlich der Automobilindustrie, Luft- und Raumfahrttechnik, Schmuckindustrie und Medizintechnik.
Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, musste das interne SAP-System von Paul Horn mit der NAV-Schnittstelle des nationalen Steuer- und Zollamts in Ungarn verbunden werden, um Rechnungen sicher und verschlüsselt zu übermitteln.
Die Herausforderung: Hohe Präzisionsanforderungen in verschiedenen Industrien
Zusätzlich zu den hohen Präzisionsansprüchen in verschiedenen Industriezweigen sieht sich die Paul Horn GmbH auch mit verschiedenen gesetzlichen Anforderungen konfrontiert.
Im speziellen Fall von Ungarn wurde ein Gesetz eingeführt, das seit dem 1. Juli 2018 wirksam ist. Dieses Gesetz verlangt, dass Informationen über Rechnungen, die im Kontext von Geschäftsbeziehungen zwischen im Land registrierten und umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ausgestellt werden, dem Nationalen Steuer- und Zollamt gemeldet werden müssen.
Diese Meldung muss in einer spezifischen Form erfolgen: Die Daten müssen in einer seriellen, strukturierten digitalen Form vorliegen und über eine spezielle Schnittstelle – die NAV-Schnittstelle – an die ungarische Steuerverwaltung übermittelt werden. Um diese Daten effizient zu überprüfen und zu verarbeiten, wird bei Paul Horn eine spezielle Logik eingesetzt – die Logik der Orchestra-Plattform von soffico.
Die Daten, die in diesem Prozess eine Rolle spielen, sind von Natur aus sensibel – sie enthalten schließlich Rechnungsinformationen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie auf sichere Weise gespeichert werden. Die Daten müssen verschlüsselt und sicher gegen Manipulationen in der Datenbank von Horn gespeichert werden. Darüber hinaus muss jede Änderung an den Daten protokolliert werden, um ihre Integrität zu gewährleisten und ihre Nachverfolgbarkeit und Auditierbarkeit zu gewährleisten.
Eine zusätzliche Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass sowohl das SAP-System als auch die NAV-Schnittstelle stets auf dem neuesten Stand und in der korrekten Version sind. Dies ist erforderlich, um die Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen und gleichzeitig ein hohes Maß an Versionssicherheit zu gewährleisten. Das Unternehmen steht daher vor der Herausforderung, diese regulatorischen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig seine Geschäftsprozesse nahtlos und effizient zu gestalten.
Die Lösung: Integration von SAP und NAV-Schnittstelle für effiziente Rechnungsverarbeitung
Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und eine effiziente Verarbeitung von Rechnungsdaten zu gewährleisten, wurde eine Lösung gesucht, die das SAP-System von Paul Horn an die NAV-Schnittstelle der lokalen Finanzverwaltung anbindet. Diese Lösung wurde mit soffico gefunden. Die soffico GmbH entwickelt als Standardsoftware-Anbieter effektive Lösungen zur Verbesserung von Geschäfts-, Prozess- und Kommunikationsabläufen für internationale Kunden. Das Unternehmen kombiniert technisches Know-how und Branchenkenntnis, um zukunftssichere, effiziente und nachhaltige Softwarelösungen durch visionäre und modulare Konzepte zu realisieren. Der Fokus liegt auf Interoperabilität zwischen Systemen für sicheren, reibungslosen und schnellen elektronischen Datenaustausch. Einfache Handhabung, hohe Produktqualität und umfassender Service sind die Grundlage ihres Erfolgs. sofficos Produkt ist die Integrationsplattform Orchestra.
Orchestra fungiert in diesem Use Case als unabhängiges SAP-System und leitet elektronisch generierte Rechnungen an die zentrale Orchestra-Datenbank weiter. Durch einen entkoppelten Prozess wird der Status der Rechnungsverarbeitung bei der lokalen Finanzverwaltung zurückgemeldet. Die Rückmeldung erfolgt an das Erstsystem und wird durch die automatisierte Übertragung ermöglicht. Dabei erfolgt eine technische Prüfung der Daten, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind.
Der gesamte Prozess verbleibt in einem offenen Zustand, bis ein abschließendes Ergebnis, sei es ein Erfolg oder ein Fehler, an das SAP-System übermittelt werden kann. Dies ermöglicht eine effiziente Bearbeitung der Rechnungen und die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Um die Sicherheit der sensiblen Rechnungsdaten zu gewährleisten, werden die Daten verschlüsselt in der Datenbank abgelegt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen vor unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt sind.
Das Ergebnis: Höchste Präzision und Effizienz in der Produktion von Zerspanungswerkzeugen
Dank der flexiblen Struktur der Schnittstellenarchitektur durch den modularen Aufbau können sowohl das System für die Rechnungsstellung als auch die Finanzverwaltung ausgetauscht werden. Dementsprechend kann die Lösung auf sich ändernde Anforderungen jederzeit angepasst werden. Diese Flexibilität ermöglicht eine hausinterne Verarbeitung, die zu Kosteneinsparungen führt und den Mitarbeitern die Chance gibt, die digitale Wertschöpfung innerhalb des Unternehmens zu fördern. Die Kosteneinsparungen und damit auch ein Nutzen der Implementierung kann durch die Quantifizierung der Kosteneinsparungen im Vergleich zu den Ausgaben für externe Dienstleistungen bestimmt werden.
